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编者按：开会是每个职场人都再熟悉不过的事情。你在职场中一定也或多或少地组织和发起过会议。但是你真的了解如何组织一个卓有成效的会议吗？哪些因素会影响会议的顺利进行？我们来听听Google组织会议的经验吧。本文来自编译。

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在职场，我一直觉得组织会议是一件非常容易的事情，但是每到真正做的时候，我总是会发现一些问题。

其他同事和经理一再夸赞我，说我非常善于沟通且知道如何吸引听众，那按理说主持会议对我这样的人来说应该是小菜一碟，对吗？可是不知怎么的，我以前组织会议的时候，总是感觉会议进程有点不流畅，而与会者总是感觉彼此没有达成共识，同时会议内容的引入总是让人感觉很突兀。

虽然我不擅长开会，但我能分辨出哪些会议是卓有成效的。可问题是，我不知道它们是如何做到如此高效的，以及有哪些要素起到了重要的作用。

因此在很长一段时间里，我总是把优质会议的原因归结为主持人的个人魅力——就是某种无法形容的东西，而这一定是颇具影响力的商业领袖们的共同特征。但是在今年年初，我进入Google担任了一个新职务，并且接受了关于如何主导高影响力会议的培训，之后我逐渐意识到了，其实成功的会议有一些关键步骤，而我之前一直忽略了它们。

老实说，当我意识到原来这些开会步骤对提升会议质量有如此大的影响时，我感到很尴尬，因为我居然忽略了这么久。其实做这些事情只需要花很少的时间，但效果却非常明显。

这是一个典型的提醒，即一点点微小的改变有时候就可以产生很大的影响。如果你正面临着类似的问题，希望这篇文章可以帮助到你。

1. 在会议邀请中加上事件描述

同事们都是大忙人。所以，如果你在会议邀请中没有说清楚要讨论的事情，就相当于你在传递一个“我们想见面开个会只是因为我们要开个会”的意思，会让人感觉你不够尊重他们的时间。虽然我相信没有人会真的这么认为，但如果你的会邀没有说清楚要讨论什么事情，就会传达出这样的信息。

如果与会者进入会议时还不知道他们为什么要开这个会，那结果就注定要糟糕了，因为你已经浪费了宝贵的时间，让每个人上来还要先进入状态，而这些会议时间本来可以直接用于内容讨论的，而且，你也没有给人留出反馈意见的时间。

看看我在下面提供的样本，这并不困难，我只花了不到一分钟的时间就完成了。

简单吧？几乎不需要费什么力，你就已经为会议奠定了一个坚实的基础，告知了所有的参与者必要的会议背景，以便大家可以清楚地了解会议的目的。

2. 提前24小时发送议程

内容说明是会议的基础，还有另一个重要的部分就是会议的流程。我们现在已经知道会议目标了，但开会时具体应该是什么样子的呢？

如果在一个安排满了1:1对话、有大量事情需要团队同步和要跟进的工作日，我却完全不知道每个会议的时间会如何度过，这会让我非常抓狂。我需要准备些什么吗？是否有任何材料需要我事先查阅，以便我开会时能够具备更独特的视角？我是否需要事先完成某些任务？诸如此类的问题应该在人们参加会议之前的几个小时甚至几天前就给出解答。

当然，制定议程可能会给你增加一些额外的工作。但是我们来权衡一下，准备议程只需要5分钟，而如果没有通知与会者需要准备的内容而多出来的后续工作需要至少30分钟，我们应该尽力为每个人节省时间。对整个企业来说，每天就会节省几百甚至几千小时的时间。

与准备内容说明类似，准备议程也不需要搞得太复杂。上一节中我举了一个QBR会议的例子，我在下面附上了一个议程样本给大家看看。

是不是很有效？在这个例子中，所有的会议参与者现在都了解了会议的内容，Jenna知道她需要准备好回答针对提案内容修改的问题，而参与者都有机会提出原始议程中尚未囊括的其他讨论点。这样一来，任何需要对会议时间或过程进行的调整都可以预先安排。

3. 以目的、好处、检查开场

会议内容明确传达了，议程也预先确定了，还有一件要注意的事情就是会议开场。在这一点上，我们需要确保会议是遵循我们在议程中所设置的结构进行。

我学到的最有效的方法是用“目的、好处、检查”来进行引导。目的、好处、检查（简称PBC）是高效会议的介绍性环节。这个名字基本就说明了一切：在会议开始时，你要说明本次会议的目的和好处，并检查与会者是否在前几点上保持一致。

根据西北大学凯洛格销售研究所的创始人、同时也是PBC的倡导者Craig Wortmann的说法，这样做的好处有三点：

使你的潜在客户的期望与你自己的期望相一致。

表明你是有准备和有组织的。

显示了对潜在客户的时间的尊重。

当我刚开始在Google工作时，我在与客户电话沟通时会使用PBC原则，因为那是我接受过的独特培训。但当我认识到它们在会议中发挥的有效作用后，我开始将PBC融入我主持的所有会议中。

可能对某些人来说，这些步骤看起来很“花哨”，但它们展示了一种对工作的专注和卓越的执行力，目的是保证人们能够进行更深入、更有意义的沟通。可以说你做的这些事情对推进业务开展都具有直接促进作用。

我认为这些步骤非常有价值，原因是它们反映了我们的工作本来应该有的状态。不是为了开会而开会，而是为了真正推动业务而开会。这些步骤促成了高效率的会议，因为它们会确保所有利益相关者在每一步都保持一致。根据我的经验，按这些步骤去安排会议，会产生与我们的期望最接近的结果。我还认为，无论是客户、经理、同事，还是董事，没有人喜欢在结束一个会议时感觉自己浪费了时间，这是所有人的共识。

译者：张茉茉