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编者按：知识型工作者越来越多，科学技术也在快速进步。但与之不相称的是，知识工作者的效率却没有随着计算机技术的发展、视听科技的进步等因素而大幅提升。若干年前，管理学界的大师泰勒通过观察工厂劳动工人的工作流程，发现了一系列的管理理念，从而使得手工工作者的效率提高了50倍。这也启发我们思考：为什么不能把这个效率提升的框架应用到知识型工作中呢？如今知识型工作还处于发展的早期，未来效率提升的空间还很大。由于篇幅较长，故将原文拆分成上下两篇，本文是下篇。文章来自编译，希望对您有所启发。
3. 掀起“体力劳动者50倍生产率”革命热潮的原因令人惊讶
泰勒《科学管理原理》的核心论点可以归结为：采用以下4步流程，将科学方法应用于提高生产力：
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简单来说就是这样的4个步骤：
1.任务分解。
2.衡量每个任务需要花费的时间。
3.尝试找到最优的方法。
4.标准化培训。
使用这个系统，泰勒在你认为不可能改进的任务上取得了惊人的成绩。
以铲东西这样简单的事情为例。这种方法已经存在了大约7000年，你可能会认为，在很久以前就已经找到了最佳的铲东西的方法。有趣的是，事实并非如此。1898年，泰勒受雇于伯利恒钢铁公司（Bethlehem Steel），以提高其600名铲工的生产率。因此，他努力创造了一门铲东西的科学。
首先，泰勒质疑一些基本假设：
对于一个一流的铲手来说，有一个特定的铲量可以让他在一天中完成最多的工作。这个最佳铲量是多少呢？一个一流的铲手每次铲多少东西时，生产率会达到最高呢？5磅、10磅、15磅、20磅、25磅、30磅，还是40磅？
接下来，他通过时间和动作研究，结合一系列实验回答了这些问题。实验包括：
铲子的种类(8-10种)
铲东西的技术(测试各种距离、重量和高度)
管理系统(对员工进行科学方法的培训，使他们能够进行自主实验。将成功的实验标准化到公司的流程和文化中。向个人发放激励奖金，而不是实行统一的集体工资。)
铲东西的艺术与科学
经过多次试验，他发现最理想的铲载重量是21磅，于是出现了这样的宣传报……
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“铁锹实验”的最终结果是什么？
人均产量翻了一番。员工的平均工资增加了35%，而公司的整体工资支出却明显减少。
如此一来，简单的铲东西行为就变成了一门科学。
泰勒在书中还给出了其他有趣的案例研究。砌砖就是一个很好的例子。尽管这种行为已经存在了6000年，数百年来几乎没有任何创新，但泰勒的两个学生，弗兰克和莉莉安·吉尔布雷斯，却能够将砌砖的效率提高3倍。运用科学管理的原则，他们……
一帧一帧地检查砌砖的动作。
将动作次数从18次减少到5次。
创建自定义工具。例如，他们发明了一种简单的装置，可以让砖块和墙保持同样的高度，这样他们就不用经常弯腰去捡砖块了。
教人们同时使用双手，而不是用完一只手，再用另一只。
(弗兰克、莉莉安·吉尔布雷斯和两个孩子合著了《效率专家爸爸》（Cheaper By The Dozen）一书，这本书曾三次被拍成好莱坞电影，其中一部由史蒂夫·马丁（Steve Martin）主演。吉尔布雷斯的家同时也是实验室，用来测试他们在教育和效率方面的想法。)
亨利·福特也运用了科学管理的原则。例如，福特最著名的管理创新之一就是分解了员工的时间分配方式，并意识到员工有一半的时间都浪费在了在材料和工具之间来回走动上。所以福特让工料来找工人，而不是让工人去找工料。这一创新被称为装配线，生产力的提高使福特大幅提高了工人的工资。
在福特的自传中，有一个我最喜欢的优化例子，它一步一步地概述了如何将20分钟的组装工作变成5分钟(效率提高了4倍)：
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当我读到在铲东西、砌砖和组装方面效率的巨大提升时，我的头脑被惊呆了。我不明白，这个领域已经存在了几千年，为什么可以如此容易和彻底地改进，不是通过复杂的理论，而是通过一个任何人都可以复制的简单过程。泰勒的书揭示了这一特点：
随着一个领域的发展，它会发展出最佳实践。最佳实践代代相传。
这些最佳实践没有经过检验。泰勒解释说：“实际上，它们还没有被编成法典，进行系统地分析或描述。”
在实践中，情况是多种多样的。泰勒补充说：“除了一种被普遍接受为标准的方法外，在日常使用中，有几十上百种不同的方法来完成工作的每个元素。”
这种基于“经验法则”的多样化实践远远不是最佳的。你可能会认为，如果一个职业已经存在了几十年甚至几百年，那么它就会发现最优的过程并将其传承下去。然而，泰勒的研究表明，这种情况并没有发生。即使是最基本的古代工作，如铲土或砌砖，也能更有效率地完成。
基本论点：
1. 很多领域发展到了一个足够好，但不是最优的程度。
2. 足够好的方法明显比最优方法效率低。
3. 巨大的进步可以通过科学管理的简单过程来实现。
4. 我们所学的关于生产力的知识从根本上是错误的
我记得在中学学习工业革命时，我了解到工业革命是以机器取代人力，以大规模工厂化生产取代个体工场手工生产的一场生产与科技革命。总的来说，我的印象是，生产率提高的原因是技术。
我现在知道的是，这种观点只是故事的一半。技术不是生产力的根本原因。仅仅掌握最新和最伟大的工具并不能把你带到高效的乐土上。尽管社交媒体上的许多头条都在这么说，但真相并不是这样的。这一观念有助于我们理解，为什么计算机的引入并没有像人们预期的那样带来巨大而迅速的生产率增长。
历史告诉我们，真正重要的是首先要有正确的生产过程，也就是你创造商品或服务要遵循的步骤。然后，再利用技术提升这一过程的力量。
换句话说，生产过程就是火，而技术就是加速火燃烧的汽油。
优化过程是深层生产力，它的影响力最大。但要重新思考一个人的整个工作过程，这需要很多时间。在使用未优化流程的情况下，使用最新的工具寻找快速破解方法的做法效率很低。它或许能快速提高生产率，但不是长期的理想方法。
现在，我们已经大致了解了手工工人的生产力是如何在泰勒的科学管理下突飞猛进的。让我们快进到今天，知识工作兴起已经几十年了。所以，当然，我们会采纳泰勒的想法，并将其充分应用到知识工作中。对吧？
未必……
5. 我们依旧处于知识工作的“19世纪”
你和知识型员工谈论得越多，你就会越清楚，他们和上级都几乎没有考虑过这个话题。结果呢？每一个组织，而且通常是每一个人，都在无意中、随机地、不同地定义了这些“原子级”的通用工作活动。——《知识工作工厂》(Knowledge Work Factory)的作者威廉·海特曼(William Heitman)
让我们做一个简单的思维实验，看看一名知识工作者的日常工作，想想他们完成的所有任务：
1. 用待办事项清单划分事情优先级，安排一天的工作
2. 锻炼自身技能
3. 与他人沟通(电子邮件、会议、备忘录、提案)
4. 做决定
5. 解决问题
6. 学习
7. 教学
8. 创新
现在，让我们通过泰勒的50倍效率框架来执行这些任务，看看如何将其集中应用到知识工作中：
1. 任务分解。大多数人可能都没意识到上述知识工作技能的存在，更不用说把大任务分解成具体的微任务了。
2. 衡量每个任务需要花费的时间。大多数人会记录自己的时间吗？如果是的话，他们会跟踪自己的微任务吗？
3. 尝试找到最优的方法。人们是倾向于使用经验法则还是科学方法来找到最优的方法？
4. 标准化培训。在找到了最优的方法之后，大多数人会接受培训吗？
很快我们就会发现，这些问题的答案都不是我们想要的。大多数知识型员工都是临场发挥，或者从他们的老板和公司中借鉴最佳实践，而不是采用最科学的方法。于是，人们陷入了没完没了的会议、没完没了的待办事项、在没有衡量效率的情况下不断地回复邮件。
例如，手工作业工业化的一个标志性研究是找到“21磅”(前面提到过)的最佳铲载重量。如果工人试图一次性铲过重的货物，他们有可能很快就精疲力尽了，并更有可能受伤。然而，随着负载的减轻，他们每天的总体生产率更高。类似地，研究人员提出，知识消费也存在一个“最佳”负荷，如果我们消费过多，就会产生不良的后果：
信息超载通常会导致压力、效率低下和错误发生，从而导致糟糕的决策、糟糕的分析和/或错误的沟通(Eppler & Mengis, 2004)。
然而，关于知识消费的理想负荷，目前还没有科学研究。
威廉·海特曼（William Heitman）是《知识工作工厂》（knowledge work Factory）一书的作者，在知识工作工业化方面为大公司做了近30年的顾问，他认为：
当今的知识工作者每天会浪费三分之一的时间在可以减少或完全消除的活动上。
总而言之，不可思议的是，知识工作仍处于初级阶段，而且几乎没有人使用历史上曾经用来提高生产率的先验技术。这令人难以置信，就像手提箱轮子直到20世纪80年代才成为标准一样令人难以置信。
幸运的是，还是有一线希望的。事实上，我们正处于知识工作的19世纪，这意味着我们所有人都有机会成为先锋。
6. 我使用“50倍效率框架”前后的5个基本变化
这篇文章的内容在两个层面上改变了我的生活。它从根本上改变了我看待效率的视角，以及组织工作的方式。
我现在明白的是，泰勒不仅仅是引进了一种新的手工工作流程，而是提出了一个普遍的生产力范式……
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在理解这个范式之前，我觉得没必要变得超级高效。而现在，我的想法正好相反：
生产力并没有把我们变成机器。迄今为止，科学取得进步的一个主要原因是，工具可以帮助我们获得比感官更精细、更客观的现实观点。现在我明白了如何通过时间管理，并为自己的思想和行动过程建立一个颗粒度够细的、客观的地图，来顺应我的人性，而不是阻碍人性。
高效是好的。有些人抨击追求高效是轻浮的。但是，现在我看到，社会平均生产力的提高意味着更少的革命、更少的文化战争、更少的环境浪费和更高质量的生活(更多的休闲、更好的医疗保健等)。这些都是大事。我现在认为社会对生产力关注不足。
效率的小幅提高并非无关紧要。惊人的生产力提高都来自于小技巧，这些小技巧单独起来看似微不足道，但加在一起就会产生令人难以置信的变化。就像显微镜揭示了有机体(病毒、细菌)和物质(夸克、原子)的整个宇宙一样，对细节的细致关注能够开启一个生产力的全新世界。
知识工作的生产率可以在如今的水平上提高50倍。知识工作仍处于起步阶段。这意味着，现有工具的潜在收益可能比任何人想象的都要大得多。
“高效”对于“散漫”是必不可少的。我们个人和集体工作的效率越高，就有越多的时间去追求慢而深刻的生活，而不是基于最优解做事。让我们看看效率的提升在历史中的影响。根据美国内政部的数据，1840年制造业的平均每周工作时间约为68小时。到1988年，这一数字已降至每周不到40小时。这相当于一个人每年能多出1000个小时的休闲时间。
这值得我们每个人单独花费数百甚至数千小时，来找到提高效率的方法。我们都有自己的知识工作工厂。但是，这个工厂不仅仅需要经营，更需要我们集中精力去改善它。埃隆·马斯克在下面这句话中提到了这一点的重要性：“我们意识到真正的问题、真正的困难和最大的潜力在于“建造制造机器的机器”。换句话说，就是建造工厂。我把工厂看作是一种产品。”他甚至说，“特斯拉的长期竞争优势将是制造。”
这种个人思维的转变启发我更有条理地将泰勒的想法应用到自己的作品中。在看到了解泰勒的理论之前，我就已经在系统地思考：
如何学习(知识学习)
工程顿悟(知识创造)
在线写作(知识分享)
但是，泰勒的框架将我的思考带到了一个更高的层次。在过去的几年里，我和团队花了成千上万个小时执行下面的步骤：
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执行这些步骤的过程是漫长的，过程曲折、复杂、耗时、富有挑战性、令人兴奋、令人大开眼界，同时富有洞察力。
我通过Buzzsumo花了1000多个小时研究顶级网络作家的写作模式。
我咨询了超过10个顶尖的在线作家，走过了他们文章创作过程的每一步。
我利用这些知识提出了更好的写作方法理论。
我进行了超过4000次的A/B测试，以从理论中理解什么可行，什么不可行
我将这些经验教训转化为长篇巨著，在《财富》、《福布斯》、《哈佛商业评论》和其他顶级出版物上获得了数千万的浏览量。
在四年的时间里，我亲自一对一地教授和指导了数百名学生，所以我可以看到学生们在哪里遇到了问题，并排除原因，以帮助学生们获得更好的结果，并使我们的步骤分解更加细致和准确。
我花了很长时间细化研究过程。在我的成年生活中，我读了超过1000本书，花了超过1000个小时来学习如何学习，并实时教授课程。
我在逐步完善提出想法的过程。更具体地说，我花了四年时间研究最重要的心智模式，然后每个月编写一份1万字的手册，以更好地理解具体的心智模式。
我分享的这些东西可能听起来简单且线性，但现实是，它在多个层面上是很困难的：
我已经花了许多年的时间来研究如何提高知识工作者的效率，而我还只是刚刚触及表面。我预计，至少还要再花五年时间来建立我们的知识工厂。
这需要长期的概率思维。花大量时间做深入分析直接占用了我写文章或发展短期业务的时间。在两者之间做出权衡一直是困难的。我需要评估那些能在数年后而不是数周内带来的回报。而且，我需要下大注，这些付出可能会有回报，也可能不会有。残酷的现实是，大多数实验都失败了。
这要求团队成员和利益相关者以同样的方式思考。哪怕你拥有强大的团队，仍然会怀疑这些付出是否值得。
这就是我到目前为止对于50倍效率提升框架的思考。
路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。花时间来思考工作过程中每一个可提升的细节是值得的，我们还处于知识工作发展的初期，未来效率可提升的空间是巨大的。
译者：Jane
