时间管理实用指南：用金钱思维来管理时间（上）

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编者按：为了避免每天都忙忙碌碌最终却一无所获，或者避免时间在不知不觉中就不见了这种感受，我们应该做好时间管理，有效利用每一分钟。这篇文章来自编译，作者在文中提出了通过金钱思维的方式来做好时间管理，同时分享了最大化利用有限时间的方法与工具，希望对你有所启发。这是系列文章的上篇，主要围绕着“时间预算”这一主题分享了做好时间管理的有效方法。

图片来源：Margarida Mouta

每天实际上并没有24小时。

扣除睡觉的时间，一天就除去了近三分之一的时间。另外再算上八个小时的工作时间，就只剩下三分之一的空闲时间了，这还不包括通勤时间或是下班后回复邮件的时间。

总之，你一天最多只有八小时的时间来做其他事情。

更现实一点，除了照顾孩子、处理家庭事情、做饭吃饭、打扫房屋、支付账单以及其它必须要完成的任务外，留给自己的时间其实更少。

据美国劳工统计局（U.S. Bureau of Labor Statistics）2019年展开的一项关于时间使用的调查，美国成年人平均每天的空闲时间为5.19小时，其中包括“社交和聊天”“看电视”和“玩游戏”等活动。这5.19小时，或是更少的时间，则主要是用于完成副业项目或自我关怀的时间。

与金钱管理要求我们做好财务预算一样，时间管理也需要我们做好对每个小时的“预算”。有效合理地利用这些时间，过上既能够追逐梦想又能保持平衡的生活，即意味着你需要把仅有的时间用于做最重要的事情，比如保持身材、改善婚姻或是阅读更多的书。

但有时候，问题就在于我们腾不出这么多时间。在这近五个小时中，我们还会遇到各种突发事件，以及那些凭空出现的任务，因此，真正的空闲时间可能也只有三小时、两小时、一小时，或者几乎没有空闲时间。我们不但没有认识到消磨我们时间的潜在力量，反而对无法有效管理自己的时间感到内疚。

但事实上，我们大可不必如此。我们可以践行时间管理原则来实现自己的目标并完成更多任务，同时也需要接受一个事实，即期望不可能完全实现。

这篇文章中分享的时间管理指南，将跟你分享如何最大化利用每一天的时间，避免给自己造成过大的压力，并接受时间的有限性这一现实。你还将了解掌握时间去向的有关建议，制作切实可行的“时间预算”来辅助日常决策，并学会将时间预算转化为灵活的日计划和周计划。

什么是时间管理？
——时间管理是一种效率技巧，可以帮助你有效地将一天中的时间分配给工作和生活上的重要事情。高效时间管理的重点，不在于往待办事项清单中添加更多的任务，而更侧重于让你的每一天反映出你所坚信的价值观。

一、做好（时间）预算

就个人理财而言，要做好预算，首先要知道自己的钱都花在了哪些方面。金融专家可能会告诉你，首先要做的就是查清借记卡和信用卡的交易记录、应付款项、经常性付款，以及其他所有相关的支出明细。

他们还可能会建议，你最好定期（比如每周或每月）追踪记录自己的消费情况，积极主动地了解自己的消费方式。

这种财务上的自我审查有助于提高你在了解个人资金去向方面的意识。你可能会意外发现，自己收入的20%居然都花在了外卖服务和餐馆外带食品上，或者你每月在付费订阅服务方面会花费上百美元，但实际上自己很少使用这些付费服务。

此外，你还可以开始建立一个计划，或者准确地说是一项预算计划，从而更好地规划自己的资金，将钱合理地用于房屋首付或者还清信用卡欠款。

很多人总是会认为，大家都会面对“时间赤字”的问题——没时间锻炼、没时间研究副业项目，或者没有能让自己放慢脚步享受生活的时间。

对此，我们有必要了解自己的时间去向，从而真正地解决时间管理问题。无论是用于社交，还是睡觉，你都需要找到自己在哪方面存在浪费时间的情况，然而以此改进，完成更多有意义的任务。

“时间审计”

从直觉上来说，我们并不擅长于了解自己的时间分配，往往还会高估自己用在工作上的时间，而低估了自己被各种干扰事项所分心的时间。

与其猜测自己的时间分配，不如参考以下步骤来展开一次“时间审计”：

选择一到三天作为审计周期。

打印下方中的时间管理追踪记录表（点击获取或下载PDF文档），每天一张。

以每小时为单位，设置一个闹钟提醒（比如，下午一点、下午两点、下午三点）。

闹铃响起时，在记录表上记录自己在前一小时所做的事情。坦诚一点，这个时间审计是给自己看的，不是给老板的。如果你本应该专心工作，但实际上却在刷Twitter，那也要如实记录。

完成时间审计后，回顾追踪记录表并复盘，找出其中的趋势特点，并把这些时间利用情况划分为不同的分类，比如睡觉、社交媒体、工作、做饭、锻炼、娱乐、照顾孩子等等。

就复盘而言，你可以通过以下问题来进一步分析你的时间利用情况：

时间占比最大的一类事项是什么？我在专心工作、聊天和处理各项干扰事项等方面分别用了多少时间？

我下班后的大部分时间都在做什么？

总体而言，我在导致分心等活动上的时间投入有多少？

我是否在实现目标等活动上投入了足够多的时间？

我在个人健康和（或）自我关怀等活动上的时间投入有多少？

你可以通过各种计时设备或应用来完成时间审计，但除此之外，你可能还会发现，如果能借助下列这类时间追踪应用，你的时间审计过程可能会变得更加轻松：

Toggle：可在电脑端和移动设备上记录你线上和线下所有活动上投入的时间。它还推出了一款插件，可以结合时间管理应用Todoist的网页版一起使用。

RescueTime：在电脑端和移动设备上安装这款时间管理应用，就可以自行启动时间追踪功能，它可以记录你在网页和应用上停留的时间，还可以将你的在线活动按照“高效”“一般效率”和“低效”等标签来分类。此外，你还可以通过每日仪表盘数据了解自己的效率得分（0至100分）。

完成时间审计并进一步掌握自己在各种活动方面的时间投入后，你就可以找到需要改进的方面，实现更高效的时间管理。

确定重要事项

如果希望明确自己的重要事项，你可以直接看看自己的时间都花在了哪些方面。可能你认为自己以学习为主，但通过时间审计后发现，过去了这么多天，网课仍然没有上完，或者床头柜上的书仍然没有开始读。而时间管理的目的，就在于让你能够在实际过程中优先完成自己明确的那些重要事项。

对于你想完成的事情，你可能会列出一个很长的清单。但如果每件事都是重要事项的话，就实际上重要事项也就没有任何意义了。太多的事项只会让我们无所适从，反而失去了重点，不可避免地导致“分析瘫痪”（analysis paralysis）。

对此，解决办法就是不要给自己设定太多事项和目标，重点去解决需要优先完成的事项。

关注最重要的目标，并明确实现这些目标的最有效方式：

为了与孩子建立更亲密的关系，优先花时间与他们相处。

为了饮食更健康，优先在家自己烹饪健康的食物。

为了获得学位，优先学习和阅读。

无论什么时候，规定自己最多只能处理五项重要事项。值得注意的是，你需要确认你的重要事项是否与“工作”或“生活”有关，最好在生活方面明确至少两项重要事项。否则，如果全部是工作相关的事项，恐怕你到时候只会变得精疲力竭。

优先处理重要事项，即意味着延后处理其他事项。回顾时间审计，寻找那些与这一重要事项清单不相符合的活动。在这个环节，你就需要做出艰难的抉择，比如放弃参加志愿者活动的时间，从而花更多的时间陪伴伴侣，或者退出朋友组织的梦幻橄榄球联盟，从而有时间让自己想做的项目真正落地。

只有你自己才知道该怎样合理分配时间。通过仔细回顾并检查你现在的重要事项，你就能更有意识地决定你的时间分配。

制作“时间预算”

财务预算有支出数额，时间预算也有“小时数额”。在明确了更重要的事项后，你就需要给每件事项分配具体的时间。

你可以给自己每天或每周分配不同的小时数。这个过程实际上就类似于将每个月外出就餐的费用控制在150美元以内，或者每个月花在付费订阅服务方面的费用控制在50美元以内。因此，你也可以给自己规定，每周运动五小时，或者工作日花1.5小时做饭等等。

如果你不知道该怎样为重要事项设置时间数额，那就跟随你的直觉，从现实角度选择你自认为能够达成的一个时间目标。

根据帕金森定律（Parkinson"s Law），只要有足够的时间，工作就会不断扩展。通过设置时间限制，并严格按照这个时限来完成有关事项，我们也许不会完成所有希望完成的事项，但可以用完美来换取速度，完成比最初设想还多的事项。

当然，有了预算也不能保证我们就可以完美地利用资金（或时间）。正如你可能会在某些方面大把花钱，或者因为紧急情况而用掉积蓄一样，你也可能会将本来计划去做家务的时间用于娱乐或其他紧急事项，导致你消耗掉有限的时间预算。

事实上，这也是非常正常的情况。目标不是做到完美，而是要养成意识。有时候，总是会出现一些突发事件，让你不得不将时间预算抛到一边，但这并不意味着，你就需要完全放弃时间管理。

无论在做什么事情时，总是以时间预算为核心，你就会更加意识到各项抉择的权衡利弊，从而在时间利用方面做出更加理性的抉择。

“时间块”练习

明确重要事项并制作时间预算后，接下来就需要具体实践了。对此，建议你尝试“时间块”这个方法：

时间块是一种时间管理方式，它主要是要求你将一天的时间切分为若干个时间块。每个时间块只安排一项具体的任务，或者任务组。通过这种方法，你将不再面对没完没了的待办事项清单，每天面对的都是具体的任务计划，让你清晰地知道什么时候该做什么事情。

就时间块这一方法的运用而言，它主要涉及到三个方面：

选择适当的工具：你可以借助一张白纸、日计划表、数字日历或者待办事项清单应用。

创建时间块：从醒来过后的第一件事开始，依次在你选用的工具中创建时间块。每个时间块仅限用于完成特定事项，时限长短可控制在15分钟至两小时不等。例如，如果你计划每天花1.5小时来做饭，那就在你的日历表上创建“5:00PM-6:30PM”的时间块。总之，确保所有的时间块都有具体的事项安排，并且按这种方式创建覆盖全天的时间块。

必要的调整：当出现突发事件和（或）某些任务花费的时间比预期的要长时，你就需要适当地做出调整。例如，你可以将某个时间块调整至当天晚些时候，或者推迟到当周的晚些时候。

认真规划好一天的每一个小时，计划一个小时吃午餐，再计划一个小时用于来往邮件，这种方法最初可能会让你觉得难以应付。但总的来说，时间块方法的确是一种把握有限时间的有效方法，也能够帮助你更高效地利用每一天的时间。